- 12 Ottobre 2022
- Postato da: Polo Informatico
- Categoria: News
Dal 1° gennaio 2022 sono pienamente applicabili le nuove Linee guida AgID sul documento informatico.
Le recenti “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), hanno ribadito la necessità di redigere il proprio “Manuale di Conservazione”.
IL MANUALE DI CONSERVAZIONE è:
“un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”
Le linee guida prevedono che, il Manuale debba essere redatto dal Responsabile della Conservazione, di qualsiasi azienda, che utilizzi uno spazio di conservazione digitale.
Il Manuale in oggetto deve avere la forma di Documento Informatico e riepilogare una serie di informazioni inerenti alle modalità e alle caratteristiche con cui viene svolto il processo di conservazione.
Il “Responsabile della Conservazione” deve curare l’aggiornamento periodico del Manuale anche in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Per agevolare i propri clienti, Zucchetti ha predisposto un prototipo del manuale di conservazione, tenendo conto delle caratteristiche tecniche e delle modalità del processo. Nel prototipo vengono descritte anche tutte le fasi tecniche svolte da Zucchetti in quanto incaricato del processo di conservazione.
Il Manuale della conservazione predisposto da Zucchetti S.p.a. viene messo a disposizione del Cliente a titolo esemplificativo e la sua adozione non è da considerarsi vincolante.
l’impatto delle nuove linee guida con Agid 2022
Il processo evolutivo durato più di un venti anni arriva a compimento nel 2022, con l’entrata in vigore del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici di Agid.
È con queste nuove linee guida che viene sottolineata la necessità di delineare tutte quelle informazioni tese a definire i legami tra i diversi documenti e il contesto in cui sono stati creati, sempre nell’ambito della conservazione digitale. Con tale obiettivo, sono subentrati tre temi fino a quel momento trascurati.
Si parla prima di tutto dei nuovi metadati, da associare in modo permanente al documento già al momento della creazione; si arriva così a 18 metadati totali, per garantire la conservazione a lungo termine, la piena trasparenza nonché una concreta interoperabilità.
Le Linee Guida Agid hanno inoltre cambiato il modello organizzativo di riferimento, separando il conservatore esterno dalla responsabilità di conservazione, ribadendo la necessità di porre attenzione al metodo fin dalla creazione dei documenti. Infine, il regolamento pone nuova attenzione sulle relazioni tra i diversi documenti, a partire dai vincoli archivistici.
Un cambio di mentalità
A seguito delle nuove Linee Guida Agid, si pone dunque la necessità di cambiare la mentalità in azienda. Si parla dell’adozione di software per la conservazione digitale in grado di garantire il rispetto del Regolamento e lo sviluppo delle procedure interne.
Per garantire un sistema completo di conservazione, si dovrà partire dall’individuazione dei documenti informatici all’analisi dei processi esistenti, per arrivare alla progettazione delle nuove procedure, con la corretta definizione di metadati, modelli e ruoli.